In het verleden gebeurde het te vaak dat gemeentelijke correspondentie met verenigingen naar een verkeerd adres werd gestuurd of dat post aan een inmiddels gestopt of overleden bestuurslid van de vereniging werd gericht. Om dit in de toekomst te voorkomen is er een centraal adressenbestand ingericht voor de verenigingen. Dit adressenbestand werkte echter niet zeer effectief, vandaar dat er nog steeds veel correspondentie verkeerd werd bezorgd. Naar aanleiding van de oproep van ons fractielid Robbert Dautzenberg aan het College, heeft de gemeente nogmaals een poging ondernomen om de verenigingen bekend te maken van de mogelijkheden waarop zij hun adres kunnen wijzigen en welk adres zij voor diverse aanvragen behoren te gebruiken. Fractie Franssen hecht veel waarde aan de het verenigingsleven in Gulpen – Wittem en wil de dienstverlening voor de verenigingen dan ook zo snel en eenvoudig mogelijk maken.
In het verleden gebeurde het nog wel eens dat gemeentelijke correspondentie met verenigingen naar een verkeerd adres werd gestuurd of dat post aan een inmiddels overleden bestuurslid van een vereniging werd gericht. Om dit in de toekomst te voorkomen heeft de gemeente een centraal adressenbestand ingericht speciaal voor verenigingen.
In het adressenbestand worden de volgende gegevens bijgehouden:
1. de naam van de vereniging zoals deze in het officiële Handelsregister staat,of, bij het ontbreken daarvan, in de statuten/reglementen van de vereniging voorkomt;
2. het adres van het secretariaat van de vereniging. Dit is belangrijk, omdat er regelmatig bestuurswisselingen voorkomen. Met het maken van deze keuze wordt voorkomen dat poststukken verzonden worden naar personen, terwijl deze bedoeld zijn voor de vereniging.
De namen van bestuursleden worden dus niet in dit bestand bijgehouden!
Om het bestand actueel te houden is het belangrijk dat alle verenigingen, wanneer er onjuistheden worden gesignaleerd of als er adreswijzigingen optreden, dit doorgeven aan de gemeente. Alleen zo blijft het bestand actueel en kunnen aanvragen voor subsidies, vergunningen, bezwaarschriften, enz. goed worden behandeld. In de praktijk vraagt een bestuurslid nog wel eens op eigen naam een vergunning aan voor een vereniging (en dan is die persoon ook hoofdelijk verantwoordelijk!). Ook in dat soort gevallen geldt dat de naam, het adres en de woonplaatsgegevens, zoals die in het centraal verenigingsbestand staan, maatgevend moeten zijn. Benadrukt wordt dat het van groot belang is dat er terugmeldingen komen van verenigingen, wanneer blijkt dat er in het bestand onvolkomenheden zitten.